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Bienvenue dans le système d'aide en ligne de MySUP 2
Vous trouverez ici un ensemble d'informations et de tutoriels vous permettant de prendre en main cette nouvelle version de mySUP. Nous y aborderons les grandes fonctionnalités, les nouveautés, les correctifs et les évolutions que nous mettons en place afin de vous offrir une expérience utilisateur de mySUP renouvelée et facilitée. Choisissez votre profil et découvrez un ensemble de fonctionnalités.
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Retrouvez ici un ensemble d'informations sur la manière dont mySUP v2 gère les formations. Les formations, les parcours, les classes, les blocs de compétence ... on vous en dit plus ...
- Comment sont gérées les formations au sein de mySUP ?
- Quelles sont les informations nécessaires ?
- Etc...
00 Votre nouvelle plateforme
00 Votre nouvelle plateforme
Cette nouvelle plateforme n'est pas une simple évolution de mySUP. Les différences sont assez notables. Notamment par la disparition des notions de filières, promotions et groupes existant dans la version 1 et qui ont été complétement remises à plat pour gagner en cohérence, avoir la possibilité de constituer des groupes mixtes et surtout de permettre de gérer de manière plus individuelle et qualitative les apprenants au sein du livret d'apprentissage.Au delà de cette nouvelle manière de naviguer dans votre offre de formation cette nouvelle plateforme vous propose :
- Plus d'autonomie dans la gestion de vos apprenants et de leurs contrats
- Plus de sécurité pour les informations recueillies
- Un assistant de contractualisation partagé avec les entreprises
- Des livrets d'apprentissage et un espace numérique de l'apprenti repensé
- Des aides à la construction des calendriers de l'alternance
- La prise en compte des différents statuts des apprenants (apprentissage, contrats de pro, FC, FI ...)
- La répartition des apprenants en sous-groupe en fonction des options qu'ils suivent
- Des indicateurs de suivi pour la construction de vos promotions, pour les contrats de vos apprentis ...
- Une analyse de la faisabilité et une validation des missions en ligne
- La gestion des statuts de stagiaire de la formation professionnelle
- Ainsi qu'un ensemble de fonctionnalités pour vous aider au quotidien (envois de mail aux apprenants, trombinoscope ... )
Découvrez cette nouvelle version de votre plateforme ...
01 Comment sont organisées les formations au sein de la plateforme ?
02 Quelles sont les informations disponibles sur les formations ?
02 Quelles sont les informations disponibles sur les formations ?
Pour avoir accès aux informations disponibles sur une formation, cliquez sur "Informations" situé en haut à droite de votre écran :
Vous aurez alors accès (en fonction de vos droits en lecture ou en modification) aux informations suivantes :
D'autres informations peuvent être renseignées, notamment l'affichage des logos de la formation, les réseaux sociaux, etc... pour y accéder, cliquez sur le petit triangle situé en haut à droite de votre écran.
Vous avez également la possibiltié de consulter l'historique des modifications sur cette formation.
03 Quelles sont les informations disponibles sur les parcours ?
03 Quelles sont les informations disponibles sur les parcours ?
Pour consulter les informations disponibles sur un parcours, ouvrez le parcours et cliquez sur "informations du parcours" placé au centre de l'écran.
Vous obtiendrez alors (en fonction de vos droits d'accès en lecture ou en modification) les informations suivantes :
A partir du menu de haut de page, vous pouvez par ailleurs accéder en fonction de vos droits à la gestion des inscriptions, auc contrats d'apprentissage, aux déclarations de stagiaires de la formation professionnelle ainsi qu'a l'administration des livrets de suivi des apprenants.
04 Les maquettes pédagogiques
04 Les maquettes pédagogiques
Note importante
Nous avons pris le parti d'utiliser les intitulés de formation issus du RNCP (Registre National de la Certification Professionnelle). Ainsi nous obtiendrons une certaine normalisation des libellés utilisés pour les formations. Pour ce qui concerne les parcours, nous nous sommes appuyés sur les libellés utilisés précédemment dans mySUP. Pour cette première année d'utilisation de la mySUP v2, seul le CFA dispose des droits pour modifier ces libellés. Vous pouvez nous en faire la demande en contactant simplement votre référent.
La maquette et les heures d'environnement pédagogique
Les conventions de formation rédigées avec mySUP intégrent un grand nombre de données liées à la formation. 6 ribriques sont présentes :
- Les locaux du lieu de la réalisation de la formation
- Modalités de déroulement
- Moyens techniques et matériels
- Moyens humains
- Rencontres tuteur/maître d'apprentissage
- Obtention du diplôme ou du titre.
A ces rubriques, il est nécessaire de rajouter le programme pédagogique. Il fait l'objet d'une annexe, dénommée Annexe 1. Il peut d'agir de la plaquette de la formation à laquelle on aura rajouté une première page indiquant "Annexe 1" si le programme est indiqué dans la plaquette..
Ces documents doivent nous être fournis au format PDF
La maquette et les heures d'environnement pédagogique
Le nombre d’heures de la formation par rapport à la part du nombre d’heures en entreprise pour la durée totale du contrat doit représenter 25%.
https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/article/KALIARTI000041698492
La DGEFP estime que 12 mois de contrat correspond à 1607h heures en entreprise, durée légale sur une base de 35h. D’une manière générale, le CFA Formasup NPC Hauts-de-France vous conseille les heures d’environnement pédagogique afin d’assurer le financement du contrat, quel que soit le nombre de mois. À titre d’exemple :
- Contrat de 12 mois, période « apprenti sans contrat » comprise : Minimum 402h de formation
- Contrat de 13 mois, période « apprenti sans contrat » comprise : Minimum 435h de formation
- Contrat de 14 mois, période « apprenti sans contrat » comprise : Minimum 469h de formation
- Contrat de 24 mois, période « apprenti sans contrat » comprise : Minimum 803h de formation
- Contrat de 25 mois, période « apprenti sans contrat » comprise : Minimum 837h de formation
- Contrat de 26 mois, période « apprenti sans contrat » comprise : Minimum 870h de formation.
À titre d’exemple, en planifiant 435h de formation pour licence professionnelle par exemple, une entreprise pourra embaucher un jeune pour une durée égale à au moins 13 mois. Pour rappel, le contrat en apprentissage peut commencer jusqu’à trois mois avant la date de début de la formation. Il faudra transmettre à l’OPCO un document qui récapitule les heures maquettes + les heures d’environnement pédagogique + les périodes en examen hors maquette. Le nombre d’heures totales doit être égal au nombre d’heures que nous allons noter lors du paramétrage de mySUP. Ce nombre apparaitra sur le CERFA et servira de base pour le calcul des 25%.
05 Les calendriers des parcours
05 Les calendriers des parcours
L'élaboration du calendrier de l'alternance
Le calendrier doit prendre en compte :
- les heures « maquette » ;
- Les périodes d’examen hors maquette ;
- les heures d'environnements pédagogiques (séminaires d'intégration, conférences, examens hors maquettes…).
Attention, vous devez penser systématiquement à constituer des preuves de présence effective. Le calendrier représente la totalité des périodes en entreprise et en CFA sur la durée totale du contrat. La fin de cycle doit être balisée sur le calendrier. Hormis une tolérance de l'OPCO, la date de fin de cycle de la formation = la date de fin de contrat = le dernier jour balisé dans le calendrier. Enfin, le calendrier doit respecter le rythme d'alternance défini. Le rythme d'alternance doit prendre en compte le besoin des entreprises et le secteur géographique.
Le calendrier doit contenir, une première page indiquant :
- "Annexe 2 - Calendrier de l'Alternance", incluant Les logos de votre établissement, de la composante et du CFA Formasup Hauts de France (Téléchargeable ici)
- Indiquant la phrase suivante : De manière exceptionnelle, le calendrier pour l'année 2022/2023 pourra être modifié en fonction des évolutions de l'organisation pédagogique. L'équipe administrative et pédagogique informera l'entreprise par tout moyen et au plus tard un mois avant tout changement significatif du présent calendrier.
- Pour les formations en deux ou trois ans, mentionner : Les périodes de formation au centre de formation sont données à titre informatif, mais peuvent être sujettes à modifications à chaque rentrée universitaire en fonction des évolutions de l'organisation pédagogique. L'équipe administrative et pédagogique informera l'entreprise par tout moyen et au plus tard un mois avant tout changement significatif du présent calendrier.
- Enfin, rajoutez les éléments suivants en cas de mobilité : Les périodes de mobilité internationale incluant les périodes de mobilité européenne dans la convention doivent être indiquées. Si les dates ne sont pas arrêtées à la date de signature de convention, vous devez mentionner dans le planning la mention ""une période de mobilité de X semaines est pévue sur la période du .................... au ............................ ."
Des modèles de calendrier sont téléchargebles dans l'extranet
NOTE : Il est parfois nécessaire de pouvoir contractualiser alors que les affectations au sein des classes ne sont pas encore connues. Ces classes pouvant avoir des rythmes d'alternance différenciés.
Pour ne pas bloquer la contractualisation, nous avons pris la décision de gérer les calendriers de formation à deux niveaux.
- Au niveau du parcours
- Au niveau des classes
Si vous éditez une convention alors que l'apprenant n'est pas encore inscrit au sein d'une classe mais qu'il a été accepté au sein d'un parcours, c'est le calendrier de formation indiqué dans le parcours qui sera utilisé (il pourra d'ailleurs s'agir d'un calendrier provisoire ou d'un ensemble de calendriers)
Si vous éditez une convention pour un apprenant affecté au sein d'une classe, deux situations se présentent :
- La classe n'a pas de calendrier, le calendrier utilisé sera celui du parcours
- La classe dispose d'un calendrier spécifique, c'est celui-ci qui sera utilisé
06 Dupliquer d'année en année les formations et parcours
06 Dupliquer d'année en année les formations et parcours
Les duplications des formations chaque année sont initiés par le CFA.07 Les modules de formation et blocs de compétences
08 Pour aller plus loin
08 Pour aller plus loin
Qu'est-ce que le RNCP ?
Le Répertoire national des certifications professionnelles recense tous les diplômes reconnus en France et délivrés par l’État. Quatre types de titres sont reconnus dans le système éducatif français :
- le diplôme national atteste de la réussite à un examen organisé et validé par l’État qui en garantit la qualité. Leur niveau est reconnu à l'échelle nationale comme européenne avec le système ECTS. Ils sont délivrés le plus souvent au nom du ministère chargé de l'éducation nationale et du ministère chargé de l'enseignement supérieur ;
- le diplôme d'État, délivré obligatoirement par un ministère, qui est obtenu à l'issue de certaines formations, dans plusieurs branches d'activité. Le diplôme d'État est souvent requis pour l'exercice de professions réglementées, notamment dans le champ de la santé, du social, de l'animation et du sport ;
- le diplôme professionnel, délivré obligatoirement par un ministère, qui est obtenu à l'issue de certaines formations, dans plusieurs branches d'activité. Le diplôme professionnel est souvent requis pour l'exercice d'une profession, notamment dans le champ de l'artisanat ;
- la certification professionnelle, qui est une reconnaissance par l’État, par une attestation matérialisée, d’une maîtrise professionnelle ou, le plus souvent, par des organisations professionnelles par le biais des conventions collectives.
Le RNCP a pour objet de tenir à la disposition une information constamment à jour sur les diplômes, les titres à finalité professionnelle et les certificats de qualification figurant sur les listes établies par les commissions paritaires nationales de l'emploi des branches professionnelles1. Le RNCP ne reconnait pas les diplômes de l'enseignement privé sans contrat avec l’État tel que défini par l'article L731-1 du code de l'éducation2.
Le Registre National de la Certification Professionnelle (RNCP) : Base RNCP France Compétences
20 Banque documentaire - Espace de téléchargement
20 Banque documentaire - Espace de téléchargement
Retrouvez ici l'ensemble des documents utiles
Téléchargements
Téléchargements
Retrouvez ici l'ensemble des documents utiles
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01 Qu'est-ce qu'une classe dans MySUP ?
02 Comment créer une classe et quelles informations y retrouve-t-on ?
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01 Comment ajouter un ou plusieurs apprenants?
01 Comment ajouter un ou plusieurs apprenants?
Ce qu'il faut retenir :
Les apprenants sont ajoutés au sein d'un parcours.
Vous avez la possibiité de les ajouter de manière :
- individuelle
- collective
Outre le parcours, les seules informations dont vous avez besoin pour créer un apprenant sont :
- son adresse mail
- son nom et son prénom
- sa date de naissance
- son numéro INE
Si un apprenant ne dispose pas d'un numéro INE, mySUP en affectera un provisoire. il sera modifiable par l'apprenant ou vous-même par la suite.
Important : un apprenant ne disposant pas de numéro INE doit nécessairement être ajouté par la procédure individuelle.
02 Comment ajouter un ou plusieurs apprenants dans une classe ?
03 Comment détacher un apprenant d'une classe ?
04 Quelles sont les informations à compléter par apprenant ?
05 Comment affecter une option à un apprenant ?
06 Comment envoyer un e-mail à un groupe d'apprenant ?
07 Comment afficher le trombinoscope d'une classe ?
10 L'interface apprenant
10 L'interface apprenant
Ce qu'il faut retenir :
L'interface apprenant permet d'accéder à différentes fonctionnalités
- Les inscriptions au sein des formations
- La contractualisation
- Les livrets d'apprentissage
- Les plannings et la gestion des absences
Cet espace est optimisé pour une utilisation sur des téléphones portables. Il ne s'agit pas d'une application hébergée sur le téléphone mais un site web dédié (son utilisation nécessite donc d'être connecté)
- Un apprenant à la possibilité de candidater à plusieurs formations
- Un apprenant à la possibilité d'initier plusieurs contrats
Vous êtes informés en temps réel des avancées et acceptation (ou non) de l'apprenant, ce qui vous permet de savoir si un apprenant se désiste de votre formation.
Un apprenant à la possibilité d'initier un contrat d'apprentissage. Il indique alors principalement le SIRET de l'entreprise, ses dates de début et de fin. Il transfère alors le recueil des informations nécessaires à la contractualisation à une autre personne :
- dans l'entreprise ou
- auprès du secrétariat pédagogique si celui-ci désire gérer l'intégralité du processus
Un assistant de contractualisation a été mis en place pour faciliter ces échanges et réduire les allers/retours entre les acteurs.
Important : Nous n'avons pas bloqué la possibilité pour l'apprenant de se désigner lui même pour compléter les informations entreprise du contrat. Nous déconseillons toutefois d'inciter les apprenants à agir ainsi.
exemple de document pouvant être remis aux apprenants pour lui indiquer comment utiliser l'interface apprenant.
11 Les contrats dans l'interface apprenant
11 Les contrats dans l'interface apprenant
Ce qu'il faut retenir :
L'interface apprenant permet d'accéder à différentes fonctionnalités
- Les inscriptions au sein des formations
- La contractualisation
- Les livrets d'apprentissage
- Les plannings et gestion des absences
Cet espace est optimisé pour une utilisation sur des téléphones portables. Il ne s'agit pas d'une application hébergée sur le téléphone mais un site web dédié (son utilisation nécessite donc d'être connecté)
- Un apprenant à la possibilité de candidater à plusieurs formations
- Un apprenant à la possibilité d'initier plusieurs contrats
Vous êtes informé en temps réel des avancées et acceptation (ou non) de l'apprenant, ce qui vous permet de savoir si un apprenant se désiste de votre formation.
Un apprenant à la possibilité d'initier un contrat d'apprentissage. Il indique alors principalement le SIRET de l'entreprise, ses dates de début et de fin. Il transfère alors le recueil des informations nécessaires à la contractualisation à une autre personne :
- dans l'entreprise ou
- auprès du secrétariat pédagogique si celui-ci désire gérer l'intégralité du processus
Un assistant de contractualisation a été mis en place pour faciliter ces échanges et réduire les allers/retours entre les acteurs.
Important : Nous n'avons pas bloqué la possibilité pour l'apprenant de se désigner lui même pour compléter les informations entreprise du contrat. Nous déconseillons toutefois d'inciter les apprenants à agir ainsi.
exemple de document pouvant être remis aux apprenants pour lui indiquer comment utiliser l'interface apprenant.
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01 Le processus général de contractualisation
01 Le processus général de contractualisation
Ce qu'il faut retenir :
Le processus de contractualisation repose sur un ensemble d'échanges entre trois catégories d'acteurs :
- Apprenant
- Etablissement
- Entreprise
Les entreprises disposent d'un espace permettant de renseigner les différentes rurbiques d'un contrat
Un contrat peut être initié à tout moment et de différentes manières grâce à la possibilité de se substituer à l'un ou l'autre des acteurs
Un assistant de contractualisation a été mis en place pour faciliter ces échanges et réduire les allers/retours entre les acteurs
Important : Même si il est possibile pour un établissement de signer le contrat et la convention dès leur génération, nous vous conseillons de ne les signer qu'après l'entreprise et l'apprenant. Ceci permet de vérifier qu'il n'y a pas eu de modifications intempestives (changement des dates de début par exemple)
02 Pour initier un nouveau contrat
02 Pour initier un nouveau contrat
Ce qu'il faut retenir :
Un contrat peut être initié à tout moment et de différentes manières :
- A partir du menu contractualisation
- A partir de la formation, dans le parcours
- A partir de la formation, dans la classe (ce qui permet d'untégrer le calendrier spécifique de la classe et seulement celui la dans la convention de formation)
Un contrat peut être commencé et repris à tout moment
Vous avez la possibilité de déléguer le remplissage des informations de l'entreprise à une tierce personne :
- Au sein de votre établissement
- Dans l'entreprise d'accueil
- Auprès de l'apprenant lui même
Vous disposez toutefois d'une vision plus large avec notamment des informations relatives aux financements qui ne ne peuvent pas être déléguées à une personne en dehors de votre établissement.
Truc & Astuce : Si vous désirez déléguer le rempliassage à une personne de l'entreprise d'accueil, mais que celle-ci ne reçoit pas les mails de mySUP, vous pouvez vous désigner dans la délégation et envoyer par la suite le message reçu. Ceci devrait permettre de contourner les parefeux.
03 Assistant de contractualisation
04 La création d'un avenant
05 Les ruptures
06 Les aménagements de parcours
07 La validation des missions
08 Le reste à charge
09 L'édition du CERFA et de la Convention
10 Les conventions spécifiques
11 Les entreprises générant leurs documents cerfa via les plateformes OPCO
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01 - Qu'est-ce que le statut SFP ?
01 - Qu'est-ce que le statut SFP ?
Un apprenti sans contrat ou après une rupture de son contrat d’apprentissage, bénéficie du statut de stagiaire de la formation professionnelle.
Deux cas de figures :
- l’apprenti débute un cycle de formation en apprentissage sans entreprise et donc sans contrat pour une période maximum de 3 mois
- l’apprenti poursuit son cycle de formation alors que son contrat d’apprentissage a été rompu avant la fin du contrat, et ce dans la limite de 6 mois maximum
Pour que l’Etat prenne en charge les cotisations de la sécurité sociale pour l’apprenti reconnu stagiaire de la formation professionnelle, le Cerfa suivant doit être complété par le jeune et le CFA. Il est préparé dans mySUP et une interface spéciale pour que les apprenants remplissent et signe le document est en cours de développement.
Déclarer cette personne en tant que stagiaire de la formation professionnelle est également important pour la formation. En effet, sans cette déclaration, la période de formation prise en charge par l’OPCO commencerait alors à la date de début du contrat et non pas à la date de démarrage de la formation.
02 - Déclarer un apprenant sous le statut SFP
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01 - Créer une annexe mobilité
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01 - Le LENA
01 - Présentation générale du LENA
02 - Les grandes différences par rapport aux livrets de la V1
03 - Les types de formulaires et livrets
04 - Les différents type de questions utilisables
05 - Les templates
06 - Créer un nouveau livret
07 - L'assignation des formulaires à un livret
08 - L'interface tuteur et maitre d'apprentissage
09 - L'interface apprenant
10 - Le suivi des livrets
11 - Plus qu'un outil, Formasup : une ingénierie accompagnée
Les livrets se dotent de "templates"
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03 Comment va s'opérer le passage de la v1 à la v2
03 Comment va s'opérer le passage de la v1 à la v2
mySUP v2 n'est pas une simple évolution de la première version de mySUP. Il s'agit d'une nouvelle application. L'ouverture de mySUP v2 va s'effectuer progressivement :
Quelques point importants :
- A compter du 15 avril, il ne sera plus possible d'ajouter des apprenants.
- Les contrats de la rentrée 2022 devront s'effectuer sur mySUP v2
- Pour les apprentis actuels, en cas de rupture et nouveau contrat, il conviendra d'utiliser la v1
- A compter de juin, vous découvrirez les nouveaux livrets et leurs fonctionnalités
- En septembre et d'ici la fin de l'année 2022 un ensemble de nouvelles fonctionnalités sera progressivement mise en ligne (trombinoscope...) et vos retours seront pris en compte pour améliorer l'ergonomie de l'ensemble de la plateforme.
- Pour les apprentis actuels, la plateforme restera ouverte jusqu'à la fin de l'année ce qui permettra d'accéder et gérer les livrets de ces apprentis
D'ici la nous allons créer :
- Votre comptes utilisateur
- Les établissements et les antennes
- Les formations et les parcours associés
- Les informations relatives aux entreprises et maîtres d'apprentissage
- Les informations relatives aux tuteurs
- Pour les apprentis inscrits au sein de cycles de formation de deux ou trois ans, leur compte sera automatiquement crée. Les livrets ne pourront malheureusement pas être transférés dans la nouvelle version (actuellement un livret par année alors que dans mySUP v2 le livret suit l'apprenti.e sur l'ensemble de son parcours)
01 Quelques chiffres sur mySUP v1
01 Quelques chiffres sur mySUP v1
Depuis son lancement, mySUP v1 c'est :
- 38.850 apprenants
- 03.907 tuteurs pédagogiques
- 32.100 maitres d'apprentissage
- 01.500 référents administratifs et pédagogiques (secrétariats pédagogiques, responsables de formation, référents d'antenne)
Mais aussi :
- 19.800 entreprises utilisatrices
- 33.500 contrats d'apprentissages
- 00.225 diplômes (en 2022)
- 00.406 parcours (en 2022)
Au service de plus de 20 établissements de l'enseignement supérieur sur le territoire.
Avec ces quelques chiffres il est possible de mesurer l'ampleur du projet mySUP v2 qui devra assurer un grand nombre de fonctionnalités.
02 Que devient MySUP V1 ?
02 Que devient MySUP V1 ?
La version actuelle de MySUP restera opérationnelle jusqu'à la fin de l'année, notamment car :
- Des contrats sont en cours
- Le suivi des apprentis sur les livrets ne peuvent être transférés en cours d'année
Par la suite MySUP V1 sera archivée notamment pour pouvoir fournir des éléments statistiques, des pièces justificatives, etc...
C'est à compter du 15 avril que l'on commencera à basculer sur la nouvelle version avec trois phases. Dans un premier temps :
- La création des formations et parcours (assurée par Formasup Hauts de France)
- La possibilité d'ajouter des apprenants dans vos parcours
- La possibilité de contractualiser (CERFA et Conventions)
Dans un second temps, création des nouveaux livrets à compter du mois de Mai pour que vous retrouviez vos livrets actuels avec de nombreuses fonctionnalités nouvelles.
Dans un troisième temps pour le mois de septembre la gestion des plannings et des absences.
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Découvrez ici les nouvelles fonctionnalités, les correctifs, les travaux en cours de développement
Les développements en cours
Les correctifs installés
Les nouvelles fonctionnalités
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Une articulation avec SoWeSign et votre système de planification
Une articulation avec SoWeSign et votre système de planification
Si vous avez un système de planification compatible, plus de ressaisie des plannings de formation dans MySUP. Une interface entre MySUP et votre système se charge alors de mettre à jour les informations